Nouveautés pour la recherche et les copies de certains documents

Québec, le 21 avril 2006 – La Direction générale du Registre foncier (DGRF), du ministère des Ressources naturelles et de la Faune, désire informer sa clientèle qu’à compter du 24 avril 2006 des améliorations seront apportées au système informatique du Registre foncier afin de faciliter la recherche des actes au long et des registres des actes retranscrits (registres A, B…) numérisés.

Quant aux avis d’adresse et aux radiations retirés des bureaux de la publicité des droits (BPD), et archivés au Centre d’archivage du Registre foncier (CARF), lors d’une demande de consultation, le document sera numérisé et rendu disponible sur le site Web.

Recherche de documents qui portent le même numéro d’inscription

La poursuite de la modernisation du Registre foncier, laquelle prend fin en octobre 2006, entraîne la numérisation de documents qui portent un numéro d’inscription identique en BPD. Cette particularité n’existait pas lors de la première numérisation massive. Ainsi, afin de permettre une identification plus rapide de ces documents maintenant accessibles en ligne, des modifications ont été apportées au système informatique du Registre foncier pour en faciliter la recherche.

Le système informatique détectera les séries de numéros identiques et offrira le choix de sélectionner le numéro d’inscription correspondant véritablement à la demande. Une nouvelle nomenclature a donc été instaurée afin de rendre unique chaque document dans le système informatique du Registre foncier et d’en faciliter la recherche pour certains numéros. Elle est caractérisée par l’ajout d’un suffixe au numéro d’inscription original. Cette nomenclature sera utilisée au moment de la numérisation massive des actes au long y compris les actes retranscrits, et aussi lors du traitement d’une demande de numérisation à la pièce d’un acte au long, d’un acte divers ou d’une radiation effectué au Centre d’archivage du Registre foncier ou au bureau de la publicité des droits.

Actes au long

Pour les actes au long retranscrits dans un registre A, B…, la lettre représentant le type de registre sera toujours ajoutée, tandis que, exceptionnellement, le numéro de volume devra être ajouté au numéro d’inscription original dans les cas de doublons, de façon à rendre unique le numéro du document au système informatique du Registre foncier.

À titre d’exemple :

3210RA = l’acte 3210 du registre A
3210RB1 = l’acte 3210 du registre B volume 1

Notez que pour quelques BPD, ces registres peuvent se rendre jusqu’à la lettre Z.

Ainsi, l’indication d’un registre A, B…, précédée de la lettre « R », fait toujours partie du numéro d’un document, tandis que, s’il y a lieu, l’identifiant du volume, est ajouté à la fin.

Pour une recherche affichant plusieurs résultats, les numéros de documents apparaîtront en ordre décroissant et le curseur se positionnera par défaut sur le premier résultat.

Radiations et avis d’adresse

En ce qui a trait aux radiations et aux avis d’adresse, il existe aussi certaines particularités qui ne s’appliquent pas à l’ensemble des documents. Par exemple, dans certains BPD, des radiations, inscrites sous des années différentes, pourraient porter le même numéro. Au moment d’une demande de consultation, les avis portant le même numéro seront accessibles pour la consultation sur le Web.

Quant aux radiations des années dont la numérotation recommence à un (1) en début d’année pour certains BPD, l’année sur deux positions, précédée de la lettre « R », est ajoutée à la fin du numéro d’inscription.

À titre d’exemple :

la radiation 1000 de l’année 1840 = 1000R40
la radiation 1000 de l’année 1899 = 1000R99
la radiation 1000 de l’année 1901 = 1000R01

Pour connaître toutes les particularités, consultez le Manuel d’instructions pour transiger à distance avec le Registre foncier accessible en cliquant sur le bouton « Instructions » situé dans le haut de la fenêtre de consultation.

Avis d’adresse et radiations conservés au Centre d’archivage du Registre foncier (CARF)

Dans le cadre de la nouvelle phase de numérisation, d’ici novembre 2006, les avis d’adresse et les radiations de tous les BPD seront entreposés au Centre d’archivage du Registre foncier (CARF). Ils seront numérisés et fournis sur demande. À compter du 24 avril 2006, toute demande de consultation ou de copie de ces documents rendra officielles, c’est-à-dire disponibles à la consultation en ligne, les copies des documents papier. Ces derniers seront conservés de façon permanente dans le Registre foncier du Québec en ligne, permettant ainsi l’accessibilité à distance d’un plus grand nombre de documents.

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