Conversion de documents

Le nouveau service permet, que vous utilisiez des modèles balisés ou non, de joindre votre document et de transmettre le tout de façon électronique au Registre foncier. Il sera possible de joindre des documents générés en format PDF/A (Portable Document Format), RTF (Rich Text Format) ou XML (Extensible Markup Language). Vous devrez donc convertir votre document Word en l’un ou l’autre de ces formats supportés par le Registre foncier ou utiliser le format XML actuel (pour ceux et celles qui inscrivent de façon électronique).

Le format de document PDF/A et PDF995

Le format recommandé

Il est fortement recommandé d’utiliser le format PDF/A, car ce format répond à une norme internationale (ISO-19005-1) dont l’objectif est d’assurer la pérennité des documents. Le format PDF/A permet de conserver, de façon intégrale, l’aspect original des documents. Notez que les formats PDF/A 1a, 1b, 2a, 2b, 2u, 3a, 3b et 3u sont tous acceptés.

Si vous désirez en connaître davantage sur les autres formats acceptés, cliquez ici

Comment convertir un document Word en format PDF/A?

Il existe plusieurs outils permettant cette conversion. D’entrée de jeu, nous tenons cependant à mentionner que le logiciel PDF995 peut être installé à partir de la trousse d’installation de signature numérique. Cette trousse est remise lors de sa délivrance par le prestataire des services de certification de la Chambre des notaires du Québec ou de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.

Nous vous recommandons d’utiliser la version 14.2 (ou plus récente) du logiciel PDF995 pour vous assurer de créer des documents PDF/A conformes aux exigences du nouveau service en ligne.

Pour vérifier votre version du logiciel PDF995 et pour visualiser la procédure de conversion en format PDF/A à l’aide de ce logiciel, cliquez ici

Par ailleurs, plusieurs autres logiciels permettent également de convertir un document Word en format PDF/A. Pour obtenir plus de détails sur certains de ces outils, cliquez ici