Conversion de documents

Le service en ligne de réquisition d’inscription (SLRI) permet de joindre votre document et de transmettre le tout de façon électronique au Registre foncier, que vous utilisiez des modèles balisés ou non.

Il est possible de joindre des documents générés en format PDF/A (Portable Document Format), RTF (Rich Text Format) ou XML (Extensible Markup Language).

Si vous transmettez un document non numérisé, vous devez donc convertir votre document Word en l’un ou l’autre de ces formats supportés par le Registre foncier ou utiliser le format XML (pour ceux et celles qui possèdent l’outil permettant de créer des fichiers de ce format).

Si vous transmettez un document numérisé, assurez-vous de respecter les exigences et de consulter plutôt la section « Numérisation d’une réquisition d’inscription d'acte au long ou de radiation et/ou des documents qui l’accompagnent ».

Dans cette page :

• Le format de document PDF/A et PDF995
  • Comment convertir un document Word en format PDF/A
• Autres outils de conversion en format PDF/A
  
  • Visualiser la procédure de conversion avec Microsoft Office 2013 et plus
• Autres formats acceptés (RTF et XML) et comment les convertir
  • Comment convertir un document Word en format RTF

Le format de document PDF/A et PDF995

Le format recommandé

Il est fortement recommandé d’utiliser le format PDF/A, car celui-ci répond à une norme internationale (ISO-19005-1) dont l’objectif est d’assurer la pérennité des documents.

Le format PDF/A permet de conserver, de façon intégrale, l’aspect original des documents. Notez que les formats PDF/A 1a, 1b, 2a, 2b, 2u, 3a, 3b et 3u sont tous acceptés.

Comment convertir un document Word en format PDF/A

Il existe plusieurs outils permettant cette conversion.

Nous tenons cependant à mentionner que le logiciel PDF995 peut notamment être installé à partir de la trousse d’installation de signature numérique produite par le prestataire de services de certification Notarius.

Nous vous recommandons d’utiliser la version 21.0 (ou une version plus récente) du logiciel PDF995 pour vous assurer de créer des documents PDF/A conformes aux exigences du service en ligne.

Vérifiez votre version du logiciel PDF995

1. Ouvrez le menu « Démarrer »  de Windows et, parmi tous les programmes et les sous-menus, sélectionnez le dossier « Software995 ». Enfin, sélectionnez le fichier « PDF995 Readme ». 

2. Une fenêtre s’ouvrira; allez tout au bas du fichier et vous trouverez la version de votre logiciel. 

Visualiser la procédure de conversion en format PDF/A à l’aide de ce logiciel

1. Ouvrez votre document dans Word, sélectionnez « Fichier », puis cliquez sur le mot « Imprimer » dans le menu de gauche.
2. Dans la liste déroulante des imprimantes disponibles, sélectionnez celle nommée « PDF995 ».
3. Cliquez ensuite sur le bouton « Imprimer ».

4. Dans la fenêtre « Enregistrer sous », choisissez l’emplacement où vous désirez enregistrer votre fichier.
5. Vérifiez le nom de votre fichier, renommez-le au besoin, puis cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

6- Ouvrez votre document enregistré.
Vérifiez que le message suivant se trouve dans le haut du fichier pour vous assurer qu’il est sauvegardé en format PDF/A (Visionneuse Adobe Acrobat Reader).

Autres outils de conversion en format PDF/A

Quels sont les autres outils de conversion d’un document Word en format PDF/A?

D’autres logiciels permettent de convertir un document WORD en format PDF/A :

• Microsoft Office 2013 et plus (Word 2013 et version plus récente)
• Acrobat Pro*
• Consigno*

* Pour obtenir de l’aide quant à Acrobat Pro et Consigno, la clientèle est invitée à s’adresser à son fournisseur de service.

D’autres logiciels de conversion peuvent répondre aux exigences de la norme PDF/A. Toutefois, l’utilisation de ces autres logiciels n’a pas été validée avec l’application du SLRI. L’équipe informatique du Registre foncier n’offre donc aucun soutien relatif à ces outils.

Comment convertir un document Word en format PDF/A à l’aide des autres outils

Visualiser la procédure de conversion avec Microsoft Office 2013 et plus (Word 2013 et version plus récente)

1. Ouvrez votre document et cliquez sur l’onglet « Fichier ». 

2. Cliquez sur le choix « Enregistrer sous ».

3. Dans la fenêtre « Enregistrer sous », choisissez l’emplacement où vous souhaitez sauvegarder votre fichier, puis sélectionnez dans la liste déroulante « Type » le format « PDF ».
4. Vérifiez le nom de votre fichier, renommez-le au besoin, puis cliquez sur le bouton « Options » situé plus bas.

5. Dans la fenêtre « Options » dans la section « Options PDF », sélectionnez la case à cocher « Compatible PDF/A » et cliquez ensuite sur le bouton « OK ».

6. Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

7. Ouvrez votre document enregistré.
Vérifiez que le message suivant se trouve dans le haut du fichier pour vous assurer qu’il est sauvegardé en format PDF/A (Visionneuse Adobe Acrobat Reader).

Autres formats acceptés (RTF et XML) et comment les convertir

Quels sont les autres formats acceptés?

Outre le format PDF/A, le SLRI permet de joindre à la demande d’inscription des documents générés dans l’un ou l’autre des formats suivants :

• RTF (Rich Text Format) (Word 2013 et version plus récente)
• XML (Extensible Markup Language)

Comment convertir un document Word en format RTF

Pour convertir un document Word en format RTF, vous pouvez utiliser l’un des logiciels de traitement de texte énumérés ci-après.
Prenez note que cette liste n’est pas exhaustive. D’autres logiciels de traitement de texte peuvent être adéquats pour effectuer une telle conversion.

Visualiser la façon de convertir un document Word en format RTF

1. Ouvrez votre document et cliquez sur l’onglet « Fichier ».

2. Cliquez sur le choix « Enregistrer sous ».

3. Dans la fenêtre « Enregistrer sous », choisissez l’emplacement où vous désirez sauvegarder votre fichier, puis sélectionnez dans la liste déroulante « Type » le format « RTF ».
4. Vérifiez le nom de votre fichier, renommez-le au besoin, puis cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Pourquoi le format XML est-il accepté?

Le format XML est accepté pour permettre aux clients qui faisaient déjà affaire avec le Registre foncier par voie électronique au début du SLRI de continuer de joindre leurs documents dans ce format. Cependant, tout client qui joint des documents XML doit d’abord s’assurer d’avoir un logiciel qui permet de les sauvegarder dans un répertoire sur son poste de travail.

C’est le logiciel de gestion d’étude ou l’outil d’inscription que vous utilisez qui permet, si ce dernier a été adapté par le fournisseur, de sauvegarder sur votre poste de travail un document en format XML.

Pour obtenir de l’aide, la clientèle est invitée à s’adresser à son fournisseur de service.